5 วิธีกันเหนียวส่งเมล์ผิดคิดจนตัวตาย

:: 5 วิธีกันเหนียวส่งเมล์ผิดคิดจนตัวตาย ::

สำหรับชาวออฟฟิศที่นั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ตลอดเวลาอย่างเช่นเราท่าน ทั้งหลายคงจะได้ใช้งานอีเมล์กันอยู่บ่อยๆ บางคนก็บอกว่าเป็นเรื่องหมูๆชนิดหลับตากดๆพิมพ์ๆไปยังก็ได้ เราอยากขอเตือนท่านทั้งหลายที่คิดเช่นนี้ว่าท่านกำลังตั้งตนอยู่ในความ ประมาทเสียแล้ว ใครจะไปรู้ว่าเมล์ที่เขียนด่าเจ้านายเวียนกันอยู่ในหมู่เพื่อนร่วมงานอย่าง เมามันจะไม่มีใครเผลอไปกด Send ส่งไปให้บิ๊กบอสได้ชื่นชมผลงานลูกน้องทั้งหลายอันเป็นที่รักยิ่ง เพราะเรื่องแนวๆนี้มันสามารถเกิดขึ้นได้เสมอบนโลกอินเตอร์เน็ตที่ไม่มีอะไร แน่นอน บางคนอาจจะสงสัยว่าแล้วจะมีวิธีอะไรไหมที่จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณไม่ดูเป็น ไอ้งั่งเวลาส่งเมล์ผิดคนหรือลืมแนบไฟล์ไปกับเมล์ด้วย วันนี้ TechXcite เรามี 5 เทคนิคและโปรแกรมเด็ดๆเพื่อผู้ใช้เมล์ถ้วนหน้าที่จะช่วยให้การส่งเมล์คราวนี้ของคุณไม่ต้องตกอยู่ในภาวะสุ่มเสี่ยงอีกต่อไป!

1. วัดระดับเลือดในแอลกอฮอล์ด้วย Mail Goggles

บางคนออกไปกรึ๊บกรั๊บกับเพื่อนแบบโต้รุ่ง พอตื่นเช้ามาทำงานอาจจะยังไม่สร่างเมาดีจนเผลอส่งเมล์มั่วซั่วซึ่งอาจส่งผล ให้ท่านได้ใช้สิทธิ์เงินประกันตนเองในอนาคต (55) โชคยังดีสำหรับผู้ใช้ Gmail ที่มีออปชั่น Mail Goggles ให้เลือกใช้งาน ข้อดีของมันก็คือเวลาที่คุณจะส่งเมล์ทุกครั้งตัวโปรแกรมจะให้คุณตอบคำถามทาง คณิตศาสตร์หลายๆข้อเพื่อตรวจเช็คดูว่าคุณกำลังเมาได้ที่อยู่หรือเปล่า หากตอบผิดก็เป็นอันรอดตัวไป...หึๆๆ

2. ToneCheck อย่ามาขึ้นเสียงกับผมนะ!

ในบางครั้งเวลาที่ต้องติดต่อสื่อสารกับบิ๊กบอสหรือลูกค้าที่เป็นฝรั่ง มังค่านั้นก็เป็นเรื่องที่น่าลำบากใจสำหรับพวกเราเสมอ แค่เขียนใจความที่ต้องการเป็นภาษาปะกิดก็ว่ายากแล้ว แต่ที่น่าหนักใจก็คือเราเองก็ไม่รู้ว่าน้ำเสียงในข้อความที่เราเขียนนั้นมัน จะรุนแรงหรือไปกระทบจิตใจอันบอบบางของพวกเขาหรือไม่ แต่ปัญหานี้จะหมดไปหากคุณติดตั้ง ToneCheck ปลั๊กอินสำหรับ MS Outlook 2003-2010 ซึ่งทำหน้าที่คล้าย spellchecker แต่จะเป็นการตรวจดูว่าข้อความไหนมีเนื้อหาก้าวร้าวเกินไปแทนเพื่อมอบโอกาส ครั้งที่สองให้ผู้เขียนเมล์ได้ปรับแต่งข้อความให้ดูซอฟต์ลงกว่าเดิม

3. อุ๊ย!ลืม attach ไฟล์ แก้ไขได้ด้วย Forgotten Attachment Detector

เวลาส่งเมล์บางคนก็มัวแต่เพลิดเพลินจำเริญใจกับการเมาธ์กับเพื่อนข้าง โต๊ะหรือคร่ำเคร่งคิดถึงปัญหาเศรษฐกิจในไตรมาสที่สามจนลืมแนบไฟล์ที่ต้องการ ไปกับเมล์ด้วยเสียสนิทใจ โชว์ความเอ๋อให้ได้อายกันบางเลยทีเดียว Google และ Microsoft ตระหนักถึงปัญหานี้ดีจึงได้ติดตั้งตัวสแกนไฟล์แนบมากับโปรแกรมเมล์ของตัวเอง เพื่อให้ผู้ใช้ได้ตรวจเช็คอีกครั้งว่าลืมแนบไฟล์อะรอะป่าวจ๊ะ! โดยของ Google นั้นบิลท์อินมากับตัว Gmail เสร็จสรรพ ส่วนผู้ใช้ Outlook ก็สามารถโหลดตัวเสริม add-on ได้ที่นี่ 

4. Got the Wrong Bob? ซองนั้นเป็นของพี่...แต่จดหมายนี้สิเป็นของใคร?

งานนี้เชื่อได้เลยว่าวิศวกร IT ของ Google ต้องเป็นนักส่งอีเมล์ชั้นเลิศแหงมเพราะ Gmail นั้นได้ติดตั้งออปชั่นกันผู้ส่งเมล์ทำเฟอะฟะมากมายนับไม่ถ้วน Got the Wrong Bob ก็เป็นออปชั่นเด็ดที่ช่วยป้องกันคุณไม่ให้ส่งเมล์ไปถึงผิดคน โดยเวลาที่คุณเลือกใส่ชื่อเมล์แอดเดรส โปรแกรมจะคอยตั้งคำถามเตือนเสมอว่า “คุณหมายถึง.....หรือเปล่า?” เป็นการดับเบิ้ลเช็คความถูกต้องไปในตัว จะได้ไม่ต้องมากังวลว่าเมล์ลับของเรากับกิ๊กกั๊กจะตกไปอยู่ในเงื้อมมือแฟน ของเราเสียเอง ;)

5. หยุดยั้งทันเสี้ยววินาทีชีวิตไปกับ Undo Send

ถ้าคุณทำตามที่เราบอกมาทั้ง 4 ข้ออย่างเคร่งครัดแล้วยังจะเผอิ๊ญญญญญ...ส่งเมล์ผิดอีก -*- (มันน่านักเชียว) Gmail ยังเปิดโอกาสสุดท้ายให้ท่านเรียกเมล์ที่ส่งไปกลับมาด้วยปุ่ม Undo Send (เช่นเดียวกับ Outlook ภายในบริษัทที่สามารถเรียกเมล์ที่ส่งไปคืนได้) โดยคุณต้องเปิดใช้งานออปชั่นนี้ก่อนเพื่อให้ Gmail หน่วงเวลาที่จะส่งเมล์ของคุณออกไปยังเป้าหมายราว 5-30 วินาทีแล้วแต่กำหนดซึ่งคุณๆทั้งหลายที่ทำผิดพลาดไปแล้วก็จะได้มีโอกาสเกิด พุทธิปัญญาว่า “ว้า! ส่งเมล์ผิดนี่นา แย่จังเรา :p”

เป็นยังไงกันบ้างครับกับทิปเล็กๆน้อยๆแต่มีประโยชน์เหลือคณานับจากเรา ก็หวังว่าทริกเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำงานในออฟฟิศได้อย่างราบรื่นไร้ปัญหา เพื่อรอรับโบนัสก้อนโตในช่วงปลายปีนะครับ!  ส่วนใครมีเคล็ดลับเด็ดอื่นๆก็มาแชร์กันได้เต็มที่ที่นี่เลยจ้า (แต่ขอร้องว่าอย่าส่งมาผิดเมล์ละกัน...555)