เทคนิคย่อขนาดไฟล์เอกสาร MS Office (เวอร์ชัน 2003 ขึ้นไป) ให้เล็กสุดๆ
"ไฟล์คุณมีขนาดใหญ่เกินกำหนด ไม่สามารถส่งเมลล์ได้" ข้อความนี้หลายๆคนคุ้นเคยเป็นอย่างดีจากการแนบไฟล์ส่งทางอีเมลล์แล้วเกิด ปัญหาไฟล์ขนาดใหญ่เกินไปทำให้ส่งอีเมลล์ไม่ได้ การที่ไฟล์เอกสารขนาดใหญ่นั้นนอกจากจะเกิดปัญหาในการส่งอีเมลล์แล้ว ยังก่อให้เกิดปัญหาอื่นๆตามมาอีกมากมายเช่นกัน อาทิเช่น เซฟใส่ ThumbDriveไม่พอ สะสมไฟล์จำนวนมากทำให้เปลืองพื้นที่ Harddisk หรือการเปิดไฟล์ขนาดใหญ่ก็ทำให้เครื่องรันได้ช้าลง เป็นต้น
สาเหตุ หลักของปัญหาไฟล์ MS Office เช่น MS Word หรือ MS PowerPoint มีขนาดใหญ่ เกิดจากการใช้ภาพประกอบที่มีคุณภาพสูง หรือไซส์ขนาดใหญ่เกินจำเป็น หากใช้ภาพประกอบจำนวนมากก็จะทำให้ไฟล์เอกสารเหล่านั้นมีขนาดใหญ่ตามไปด้วย ปัญหาแบบนี้มีวิธีแก้ไขอย่างไรได้บ้างหนอ...
และเมื่อวาง 2 ภาพ ไฟล์จะใหญ่ขึ้นเป็น 820 KB ยิ่งภาพมากขึ้น ไฟล็ก็ใหญ่ขึ้นไปด้วย
วิธี "Compress Pictures" (ลดขนาดไฟล์อัตโนมัติ) ที่อยู่ใน MS Office สามารถลดปัญหาไฟล์ขนาดใหญ่จากรูปภาพเหล่านี้ได้ ด้วยวิธีแบบอัดลดคุณภาพและความสวยงามลงในระดับหนึ่ง วิธีใช้ก็แสนจะง่ายดาย เมื่อคุณวางภาพประกอบลงใน MS Office ให้กดเลือกที่ภาพนั้น จากนั้นไปที่เมนู Picture Tools > Format > Compress Pictures
จาก นั้นจะมีหน้าต่างขึ้นมาถามว่า จะลดขนาดใช่หรือไม่ มาให้เลือก "OK" จากนั้น Save ไฟล์ เราก็จะได้ไฟล์ MS WORD ที่มีขนาดเล็กลงอย่างเห็นได้ชัด
จากไฟล์ตัวอย่างเดิมไฟล์ขนาด 800 KB เมี่อทำ Compress pictures แล้วเหลือแค่เพียง 67 KB เท่านั้น โอ้ วโหว! ขนาดไฟล์ลดไปตั้ง 92% !!! แบบนี้ต้องลองไปทำแล้ว อย่าลืมทุกครั้งที่ Save ไฟล์ใน MS Office อย่าลืม Compress Pictures ด้วยทุกครั้ง ด้วยความรักและหวังดีจาก ARiP มอบสิ่งดีๆให้อีกแล้วครับท่าน